グループワークでの資料作成って?便利なウェブツールをご紹介!

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Google Appsとは?

大学の課題などで、ワード、エクセル、パワーポイント等を使った事があるかと思いますが、Google Appsとは簡単に言ってしまえば、「Googleが提供している、無料で、しかもインストール不要の、ワード、エクセル、パワーポイント」です。

  • Googleドキュメント
  • Googleスプレッドシート
  • Googleスライド

それぞれがワード、エクセル、パワーポイントと近い機能を持っています。

Googleアカウントを持っている人(gmailを持っている人など)でしたら、無料で使えます。
Google Driveにアクセスして、ログイン又はアカウントの作成が出来ます。
下図のように、Google Driveにログイン後、左上にある「新規」というボタンをクリックすると、新しくスプレッドシート等が作成出来ます。

Google Drive

Google Appsはウェブ上で動くソフトなので、常に最新版がクラウド上に保存されています。
「突然の停電等に備え、定期に上書き保存をする」といった事が必要無いので、安心して使えます!
また、過去にどのような編集をしたのかを確認出来る「変更履歴」機能もあり、必要であれば過去に遡って、やり直す事も可能です。

一番便利なのが、他の人に「共有が出来る」という事です。共有したい人のメールアドレス宛に、作業しているスプレッドシートのURLを共有して、一緒に編集作業をする事が出来ます。

今までだったら、「一度編集をしたファイルを保存して、メールに添付して相手に送る」といった作業があったのですが、これからはもう必要ありません。常に、最新の情報が相手にも見れるようになっています!

因みにですが、弊社もお客様とのやり取りでGoogle Appsを推奨しており、資金繰表等の会計データもクラウド上で常に最新版を確認出来るようにしております!

 

グラフを作成して、スライドに入れる方法

今回の中央会計のインターンシップでは、スライドを使った発表があります。
そのスライドで、グラフを使いたい場合等も、スプレッドシートを活用すると簡単に作成出来ます。

まずは、スプレッドシートで下記のように、グラフの元となる数値を作ります。

Spread sheet table

そして、下記の手順でグラフを自動作成します。

  1. グラフにしたい表をの範囲を選択(上記の場合はA3~F7)
  2. 「挿入」→「グラフ」をクリック
  3. 作成したいグラフのレイアウト等を選択し、「挿入」をクリック

これでグラフがスプレッドシート上に作成されましたので、項目名などを必要に応じて訂正します。

Spread sheet graph

グラフの右上の下向き矢印をクリックして、「グラフをコピー」をクリックします。
グラフを挿入したいスライドのページ上で、右クリックで「貼り付け」をクリックすると、作成したグラフがスライドに貼り付けされます。

このように事前準備で使用したスプレッドシートのデータを、発表資料のスライドに簡単に表示する事が出来ます。

 

Google Appsを利用する事で、同じ文章や表も複数名で同時編集が可能になりますので、効率良く進めていって下さい!


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